Policys

Beskrivning av vårt sätt att arbeta avseende kvalitet, miljö och arbetsmiljö.

SSM arbetar enligt ett ledningssystem som är upprättat enligt gällande ISO standarder för arbetsmiljö (ISO 45001), miljö (ISO 9001) och kvalitet (ISO 14 001).

Ledningssystemet styr vårt företagsövergripande arbete. Projektplaner tillsammans med våra arbetsmiljöplaner styr utförande i våra projekt. Våra planer för projekt anpassas alltid utifrån respektive projekts då beställningar och kontrakt ligger till grund för vårt utförande.

Kvalitet, miljö och arbetsmiljö är en integrerad del i vår företag. Vårt arbete baseras på kartläggning av våra processer, genomförda riskanalyser och miljöutredningar. I detta dokument redovisar vi vårt övergripande sätt att arbeta.

Vårt arbetssätt ger er följande avgörande fördelar:

• Genom vårt ledningssystem och vårt sätt att arbete säkerställer vi en trygg och säker leverans som alltid sätter personal, kvalitet-, miljö och kunden i centrum
• En företag som vill arbeta med förbättringar för att ständigt utvecklas
• Ett företag och en leverantör med fördelar så som närhet till kund, enkla kontakt och snabba beslutsvägar

Nedan redovisas SSMs arbetssätt utifrån det ledningssystem vi använder oss av för arbete och styrning av den egna verksamheten.

INLEDNING

Syftet med ledningssystemet är att vårt företag, genom rutiner och andra styrdokument, ska leverera den tjänst eller produkt som ni önskar samt att vi uppnå en ständig förbättring i vår verksamhet. Vi anser att vårt ledningssystem uppfyller kraven i ISO 9001, 14001 och 45001.

SSM har en aktiv uppföljning av vårt arbete i avslutningsmöten i våra olika projekt samt övergripande vid årlig ledningens genomgång.

PLANERING

Intressentfokus

Vi lägger stort fokus på våra intressenter, dvs externa och interna kunder, myndigheter och andra intressenter som vi kan beröra och beröras av. Vi har i vår intressentanalys identifierat våra intressenter och hur de påverkar oss. Vi övervakar, mäter och analyserar intressenters krav genom att mäta och övervaka våra processer. Vi arbetar med en intressentdialog för att skapa största möjliga värde.

De processer som vi bedriver är kartlagda både på övergripande nivå men även på projektnivå och utifrån dessa har vi upprättat ett ledningssystem och projektanpassade projektplaner. Processerna granskas årligen genom företagens interna revisioner vilka genomförs för att hitta förbättringsområden. Ledningssystemets funktion utvärderas sedan i ledningens genomgång.

De kontrakt som vi utför är dokumenterade i en skriftlig beställning vilken sedan styr genomförande av vårt projekt och vad vi ska leverera samt inom vilken tid det ska ske. I detta kontrakt dokumenteras vilka krav som kunden har i respektive projekt.

Innan ett projekt påbörjas går företagens ledning igenom och ger ett starttillstånd vilken är villkorat av att samtliga planerande aktiveter är upprättade och fastställda.

Miljöaspekter

De miljöaspekter som berör företagen finns förtecknade i en miljöaspektförteckning. Listan revideras årligen enligt våra interna rutiner. De miljöaspekter som bedömts som betydande anges i dokumentet ”Förteckning av Betydande miljöaspekter”.

Lagar och andra krav

Företaget omfattas av ett flertal lagar, förordningar och föreskrifter. Dessutom finns det flera andra krav från t.ex. ägare, närboende till våra byggen, allmänhet och branschorganisationer.

Lagförteckning för vårt företag samt övriga miljökrav är dokumenterad. Från leverantör erhålls fortlöpande information om ny eller ändrad lagstiftning med e-post. Genom årliga genomgångar säkerställs aktuell laglista och lagefterlevnad.

Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner

Kvalitets- och miljömål samt handlingsplaner dokumenteras och följs upp kontinuerligt.

Handlingsplanerna för att uppnå målen finns beskrivna och ansvaret är delegerat till de som närmast berörs.

UTFÖRANDE AV TJÄNST SAMT INFÖRANDE OCH TILLÄMPNING

Resurser, roller, ansvar och befogenheter

Fördelning av resurser till projekt sker i samband med start av projekt då organisationen för projektet fastställs. Ansvar och befogenheter för nyckelpersoner i arbetet finns angivet i befattningsbeskrivningar. För de arbetsuppgifter där det ännu inte finns befattningsbeskrivning är roll, ansvar och befogenhet angivet i styrdokument.

Kompetens, utbildning och medvetenhet

Utbildning och kompetensutveckling utgör en viktig del i vår verksamhet och följs upp genom de utvecklingssamtal som genomförs med medarbetare varje år. Krav på utbildning och kompetensutveckling säkerställs av ledningen. Vår kompetensplan är grunden för vårt arbete.

Kommunikation

Intern och extern kommunikation av kvalitets- och miljöfrågor styrs i ledningssystemet. VD besvarar företagsövergripande frågor från extern kund, myndigheter och andra intressenter.

Dokumentation och dokumentstyrning

Alla företagsgemensamma dokument hanteras i vårt dokumenthanteringssystem på SharePoint. Samtliga medarbetare har tillgång att läsa dokumenten medan behörigheten att ändra och lägga till dokument kan vara styrd beroende på projekt. Vi jobbar med versionshantering och godkännande.

Verksamhetsstyrning

Verksamhetsstyrande rutiner finns inom respektive projekt i form av projektplaner, tidplaner och rutiner för egenkontroll. Konstruktion och projektering sker enligt verksamhetens fastställda rutiner och processer.

De handlingar som upprättas granskas alltid innan de utgör slutlig handling till kund.

För inköp har vi en fastställd process vilken även omfattar bedömning och utvärdering av vilka leverantörer som vi ska arbeta tillsammans med.

Beredskap och agerande vid nödlägen

Det finns en företagsgemensam beredskapsplan som samlar gemensamma rutiner för att förebygga uppkomsten av, minimera negativa konsekvenser av och följa upp hanteringen av nödlägen vilken baseras på riskanalyser.

Beredskapsplanen ger stöd till alla medarbetare som arbetar operativt i en nödlägessituation och den omfattar även brand och olycka. För hantering av miljörisker finns likande rutiner avseende bland annat kemikalieförvaring, hantering av avfall samt beredskap för hantering av förorening i mark.

MÄTNING, ANALYS, FÖRBÄTTRINGAR OCH UPPFÖLJNING

Övervakning och mätning

I ledningssystemet och projektplaner finns rutiner för hantering av övervakning och mätning av så väl övergripande verksamhetsmål som processmål. För uppföljning av ekonomi nyttjas vårt affärssystem.

Uppföljning och styrning av projekt sker i och dokumenteras i vårt projektstyrningssystem och tillika dokumenthanteringssystem. Rutiner för mätning och övervakning av betydande miljöaspekter finns sammanställda i dokument för respektive projekt. Resultatet av mätning och övervakning av betydande miljöaspekter sammanfattas med övrig miljöprestanda och är ett underlag till ledningens genomgång.

Utvärdering av att lagar och andra krav följs

Lagefterlevnad följs upp enligt rutin och med interna revisioner.

Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder

Avvikelser och ÄTA hanteras enligt ledningssystemets rutiner. Samtliga medarbetare har möjlighet att registrera avvikelser.

Redovisande dokument

Redovisande dokument förvaras både i projektdokumentation och utgör då underlag till relationshandlingar men även i form av företagsövergripande dokumentation i form av utvärdering av ledningssystemet.

I dokumentförteckning framgår vilken rutin som ger upphov till det redovisande dokumentet, dokumentnamn, förvaringsplats samt ansvarig för det redovisande dokumentet. Flertalet redovisande dokument finns endast i digitalt, men vissa hanteras i pappersform.

Beskrivning av redovisande dokument och hur hanteringen ska ske anges i projektplaner och ledningssystem. Projektplan anger hur ritningar hanteras i respektive projekt.

Intern revision

Inom företaget nyttjas egen personal eller konsult för genomförande av interna revisioner, då ledningssystemet är upprättat men ej certifierat. Övergripande revisionsplanering löper på 3 år. I respektive revisionsplan anges inriktning för respektive revision. Genomförande av revision sker enligt ISO 19011.

LEDNINGENS GENOMGÅNG

VD ansvarar för att ledningens genomgång genomförs en gång per år. Ledningens genomgång sker enligt framtagen rutin. Beslut och resultat från ledningens årliga genomgång används som förberedelse till mål- och resursplanearbetet för nästkommande år.